Vendredi matin, la journée s’annonce relativement calme. Vous aurez enfin du temps pour travailler sur la présentation qui devait être terminée… la semaine dernière. En vous installant à votre clavier, vous remarquez qu’une personne de votre équipe vous a écrit pour une « toute petite question ».. S’ensuivent une longue conversation sur ladite question qui n’était pas si anodine, des courriels qui s’empilent dans votre boîte de réception et que vous ne pouvez pas vous empêcher de lire, des messages Teams auxquels il semble urgent de répondre, sans compter les « ding! » que votre téléphone émet pour signaler des textos qui requièrent votre attention immédiate. Il est maintenant midi et vous n’avez toujours pas avancé sur votre présentation. L’après-midi sera un copier-coller de la matinée. Ça vous dit quelque chose?
La réalité des dernières années nous rend de plus en plus vulnérables aux interruptions constantes des médias numérique et nous plonge dans une culture de l’instantanéité. Les plateformes de communication se sont multipliées et sont constamment optimisés pour nous simplifier la vie, bien sûr, mais également pour nous rendre accros. Résultat : on peut facilement tomber en état de surcharge numérique sans même s’en apercevoir.
Par surcharge numérique, on fait référence à un état dans lequel nous tombons après avoir passé trop de temps à consommer du contenu numérique, au point où il devient ardu de traiter l’information absorbée. D’ailleurs, il nous arrive même d’avoir le réflexe de nous tourner vers nos écrans pour relaxer ou pour nous distraire… ce qui nous mène à la surcharge numérique! Il devient de plus en plus difficile de ne pas avoir les yeux rivés sur ces plateformes, de peur de manquer quelque chose d’urgent.
Dans notre rôle chez Humance, nous accompagnons au quotidien les gestionnaires et leurs équipes, et nous avons constaté que la surcharge numérique est l’un des défis les plus importants – un enjeu qui ne fera que gagner en ampleur au cours des prochaines années. Pensons simplement à notre temps d’attention qui diminue à vue d’œil. En 2004, il était de 150 secondes en moyenne, alors qu’en 2018, il avait chuté à 47 secondes (Mark, 2023). Ces données laissent croire qu’il est fort probable que votre attention ait été détournée de cet article depuis que vous en avez commencé la lecture! Que sera donc notre temps d’attention en 2026, ou même en 2035?
La surcharge numérique a un impact direct sur notre capacité d’attention. Pourtant, cette dernière sera de plus en plus valorisée dans le monde des affaires, où l’instantanéité et la surabondance d’informations sont omniprésentes.
Pour optimiser la performance des équipes, il faut pouvoir compter sur la capacité des personnes à demeurer concentrées sur une tâche et, surtout, à l’accomplir avec rigueur et efficacité. En tant que gestionnaire, vous avez la responsabilité de montrer l’exemple. Même si vous tenez à être toujours disponible pour vos équipes, il demeure crucial de lever les yeux de vos écrans. C’est pourquoi nous vous invitons à prendre du recul et à adopter certains réflexes simples pour renforcer votre attention et réduire les effets de la surcharge numérique.
Comment optimiser la performance de vos équipes dans un monde de distractions constantes
1. Prévoir des blocs de travail en profondeur (deep work1)
Il est facile de consacrer une demi-journée– voire une journée entière – à répondre à des courriels, à gérer des messages instantanés et à assister à des réunions. Pourtant, comme le rappelle avec justesse le journaliste américain Mark Davis : « Après tout, parler de travail n’est pas travailler ». D’où l’importance de réserver intentionnellement des blocs de travail en profondeur.
Nous vous suggérons de commencer par réserver, chaque semaine, une période de 30 minutes dédiée à une concentration sans interruption. Mission impossible, direz-vous? Gardez en tête que si ces blocs ne sont pas planifiés, ils ne se créeront pas d’eux-mêmes. Portez un casque à réduction de bruit si vous travaillez en aire ouverte, désactivez ou masquez toutes les notifications sonores ou visuelles, et changez votre statut dans Teams. Informez votre équipe qu’il s’agit d’un moment non négociable : à moins d’une catastrophe, vous n’êtes pas disponible. Vous disposez maintenant d’une demi-heure de concentration totale : ce que vous réussirez à accomplir vous surprendra.
L’effet domino? Cette indisponibilité ponctuelle pourrait entraîner un cercle vertueux d’autonomie et de responsabilisation au sein de votre équipe…
2. Le pouvoir des pauses intentionnelles
Qu’est-ce qu’une pause intentionnelle? Il s’agit d’un court moment de recul – environ cinq minutes – que l’on s’accorde quelques fois par jour pour se changer les idées et revenir plus concentrés dans notre tâche (Goddard, 2024).
Le réflexe d’ouvrir une notification dès qu’elle apparaît est enraciné. Après tout, elles sont faites pour attirer notre attention. Brisons ce cycle en nous offrant un espace où l’on se donne droit aux réseaux sociaux, écrans, etc. En d’autres mots, le fait de s’accorder des pauses à différents moments de la journée permet de répondre à notre tentation vers les notifications, les courriels, les réseaux sociaux. Ensuite, lorsqu’on retourne travailler, on met notre téléphone de côté et on se déconnecte des distractions.
3. Fixer des limites quant à la technologie
Les outils technologiques nous entourent et font partie de notre quotidien. Pour contrôler la surcharge numérique, il est de notre responsabilité d’établir des balises, qui seront propres à chacun et chacune. Par exemple, pensez à vos sessions de brainstorming en virtuel : ne serait-il pas plus efficace – et performant – de les faire en présentiel? La technologie n’est pas toujours l’outil à préconiser, le fameux tableau blanc peut encore nous servir!
Le flot incessant d’information a transformé la surcharge numérique en une réalité quotidienne. Pourtant, il est crucial de ne pas banaliser cette situation, car c’est précisément dans les moments de saturation que notre capacité à réfléchir, à créer et à innover s’amenuise – alors même que ce sont ces aptitudes qui font notre valeur. Se donner les moyens de retrouver de la clarté n’a rien d’un luxe ni d’une faiblesse : c’est une condition essentielle pour demeurer pertinents et performants. À quand votre prochaine pause?
[1] Deep work : terme popularisé par Cal Newport, auteur des ouvrages Deep Work et A World Without Email.
Références
Davis, M. (2021, 19 juillet). Why email is making you miserable. Kintone. https://blog.kintone.com/business-with-heart/why-email-is-making-you-miserable
Goddard, L. (2024). Productivity and innovation: the power of taking breaks and deliberate rest. ResearchGate. https://www.researchgate.net/publication/381091049_Productivity_and_Innovation_The_Power_of_Taking_Breaks_and_Deliberate_Rest
Mark, G. (2023). Attention span: the new science of finding focus and fighting distraction in the digital age. Hanover Square Press.
