En contexte de télétravail, l’embauche d’une nouvelle ressource est un défi inhabituel pour l’employeur comme pour l’employé; nos clients nous l’ont affirmé et décrit de façon unanime, cette année. Pour vous aider à relever ce défi, nous avons conçu un nouveau type de coaching d’intégration pour vous accompagner, ainsi que votre nouveau venu, dans son intégration au sein de votre organisation. La pertinence de ce service s’appuie sur les informations et les conseils ci-dessous.
Confiance, appui et observation diligente
Votre processus de sélection est complété, vous êtes convaincu d’avoir choisi le meilleur candidat et vous anticipez une performance exceptionnelle de sa part.
Vous amorcez donc sa période d’intégration avec confiance; cette attitude de votre part est essentielle pour qu’il se sente rassuré, qu’il démontre à son tour la curiosité et l’ouverture nécessaires à sa réussite et qu’il soit disposé à offrir le meilleur. Vous avez aussi l’intention d’être présent et attentionné, ce qui vous permettra d’appuyer son apprentissage, d’observer et d’orienter sa progression, et vous assurera de prendre la bonne décision au terme de sa période de probation. En temps normal, les 6 mois prévus seraient amplement suffisants pour qu’il accomplisse son entrée et pour confirmer votre choix. Aujourd’hui, en télétravail, ce plan tiendra-t-il?
Le défi du contexte virtuel
La différence majeure du télétravail est qu’on ne « voit » pas notre nouvelle recrue, sauf lors de la tenue de réunions d’équipe en mode virtuel. On ne bénéficie pas non plus de rencontres informelles avec lui, au hasard de la journée, pas plus qu’on ne le voit interagir en équipe ou avec ses collègues.
Est-ce un problème? Probablement. La fréquence réduite, voire la privation des contacts personnels, correspond à une somme importante d’occasions perdues de mieux se connaître, de créer de l’appartenance de part et d’autre et d’ancrer notre confiance mutuelle. À moins d’actions intentionnelles pour remédier à ce manque, la chimie interpersonnelle aura moins de chance de se développer. Or, elle fait partie de la réussite de votre partenariat.
De plus, l’insuffisance de points d’observation et d’information en télétravail peut avoir des répercussions négatives sur la qualité de votre jugement quant à la contribution de ce nouvel employé. Voici pourquoi.
Nos biais inconscients nous jouent des tours
Nous avons tous des croyances profondément ancrées qui ne sont pas faciles à déloger. Une étude toute récente de Harvard[1] montre par exemple que 38 % des leaders de 24 pays dans des industries diverses croient que les employés performent moins bien en télétravail qu’au bureau. Si vous êtes de ceux-là, vous aurez du mal à offrir la confiance et l’appui dont nous parlions plus haut à vos nouvelles recrues. Nous avons aussi des biais perceptuels[2] qui, à notre insu, altèrent notre jugement. Lorsqu’on manque d’information (manque d’interactions, manque de témoignages d’autres témoins, etc.), les biais suivants[3] se mettent de la partie :
- Le biais de négativité qui nous fait nous rappeler plus facilement des événements désagréables ou négatifs que des positifs;
- Le biais de l’événement récent qui nous fait considérer comme fréquent un événement récent parce qu’il est frais en mémoire;
- Le biais de confirmation qui nous fait considérer en priorité l’information confirmant ce que nous pensons déjà.
Si un événement a suscité chez vous une réaction négative, vos biais pourraient se mettre à jouer contre votre employé et vous faire remettre votre choix en question prématurément. Ces biais risquent de se manifester de façon beaucoup plus marquée en l’absence du lien social qui aurait eu la chance de s’établir. Que faire alors?
Quoi faire pour compenser
Puisque le lien social est plus mince en situation virtuelle, il est possible de compenser en tentant de créer ce lien intentionnellement. Il faut donc voir à :
- augmenter votre propre disponibilité;
- augmenter la fréquence de vos rencontres, virtuelles ou autres, et manifester une écoute attentive lors de celles-ci;
- inviter votre employé à être lui-même intentionnel et proactif dans la création de liens autour de lui et inviter son entourage à prendre le temps de le connaître;
- prendre le temps de connexions-éclair informelles fréquentes « de personne à personne », comme un check-in le matin, juste pour prendre le pouls et se souhaiter une bonne journée.
Pour compenser le manque de points d’information et l’effet de vos biais perceptuels, il faut voir à :
- l’assister dans l’apprentissage de son nouvel environnement et de sa tâche en lui affectant un ou deux parrains[4] qui le guideront concrètement au cours de ses premières semaines en poste. Ces parrains lui serviront d’ambassadeurs et seront vos partenaires de réflexion pour atténuer vos biais;
- lui offrir un coaching d’intégration, ce qui sera aussi un signe d’appui et une stratégie gagnante pour son entrée en fonction. Un tel coaching est souvent un accélérateur de progression qui permet au nouvel employé d’éviter certains pièges et de se responsabiliser dans la réussite de son intégration. En contexte de télétravail, il constitue également un moyen complémentaire de soutien apprécié.
Finalement, on ne peut plus ignorer que le contexte actuel d’embauche est différent. S’adapter à ce contexte et modifier nos modes de fonctionnement sont nécessaires… Se faire accompagner dans cette démarche par du coaching structuré permet de susciter l’appartenance, d’accélérer l’apprentissage, et de donner la chance à votre candidat d’offrir la performance dont vous le croyez capable.
[1] Parker, Sharon K., Caroline Knight, Anita Keller. Remote Managers Are Having Trust Issues. HBR, July 30, 2020.
[2] http://www.psychomedia.qc.ca/psychologie/biais-cognitifs
[3] Mackenzie, Lori, JoAnne Wehner, Sofia Kennedy. How Do You Evaluate Performance During a Pandemic? HBR, December 7, 2020.
[4] Schmouker, Olivier. Comment bien accueillir un nouvel employé… à distance? Les Affaires, 16 décembre 2020, citant Florian Pradon : Réussir son Télétravail (Les Éditions Transcontinental, 2020).
